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In 9 Schritten neue Kollegen schneller ins Team integrieren

Von Daniela Jaschob.

Neue Arbeitsabläufe, neue Wissensstände, neue Gesichter. Es ist manchmal gar nicht so einfach, neue Kollegen und Kolleginnen ins bestehende Team zu integrieren und sie aneinander zu gewöhnen. Damit das besser und schneller gelingt, gibt es ein effektives Tool: Die Team Canvas.

Sie besteht aus neun Schritten, die in maximal 120 Minuten von den Teammitgliedern durchgearbeitet werden. Auch im HHLab arbeiten wir mit dieser Canvas, nachdem uns Konrad Weber – Digitalstratege beim Schweizer Radio und Fernsehen – darauf aufmerksam machte. An dieser Stelle nochmals vielen Dank dafür!

Alles, was dafür benötigt wird sind ein Whiteboard oder ein genügend großes Papier, auf dem die Canvas aufgemalt werden kann. Bunte Post-its und ausreichend Stifte sowie einen Timer.

Das sind die einzelnen Schritte:

  1. People & Roles

Im ersten Schritt schreiben die Teammitglieder einzeln ihre Namen und ihre Funktion auf ein Post-it. Das sollte nicht länger als fünf Minuten dauern.

  1. Common Goals

Gemeinsame Ziele definieren, die messbar und zeitgebunden sind. Darum geht es im nächsten Schritt. Hier sind zehn Minuten vorgesehen.

  1. Personal Goals

In fünf Minuten sollen die Fragen beantwortet und auf Post-its aufgeschrieben werden: Gibt es eigene Ziele? Auch zum Beispiel für ein bestimmtes Projekt?

  1. Purpose

In diesem Schritt dreht sich alles um die Frage „Warum“? Warum tun wir als Team das, was wir tun? Warum haben wir uns auf das gemeinsame Ziel (Schritt 2) geeinigt, aus welchem Grund? Dafür hat das Team zehn Minuten Zeit.

  1. Values

Für welche Werte steht das Team? Was ist ihm bei der gemeinsamen Arbeit wichtig? Diese Fragen sollen während Schritt fünf in zehn Minuten beantwortet werden.

  1. Strength & Assets

Welche Stärken besitzt das Team durch jeden einzelnen? In Schritt 6 geht es aber nicht nur darum, hard und/oder soft skills abzufragen. Sondern auch darum, welche Fähigkeiten jeder einzelne mitbringt. Und das kann zum Beispiel auch die Fähigkeit sein, einen Marathon zu laufen. Vorgesehene Dauer: 15 Minuten.

  1. Weaknesses & Development Areas

Ging es zuvor um die Stärken, sollen nun die vermeintlichen Schwächen des Teams ermittelt werden und in welchen Bereichen noch Potenzial besteht. Die Dauer beträgt auch hier 15 Minuten.

  1. Needs & Expectations

Was benötigt das Team, um erfolgreich zu arbeiten? Vor allem sollte die Fragestellung im Hinblick auf die beiden vorausgegangenen Schritte beantwortet werden. Es wurden die Stärken und Schwächen beschrieben – was benötigt das Team also, um diese Stärken zu vertiefen oder die Schwächen abzubauen? Für Schritt acht sind zehn Minuten vorgesehen.

  1. Rules & Activities

Im letzten Schritt geht es darum, gemeinsam Regeln und Maßnahmen aufzustellen, die im Team implementiert werden sollen. Hierbei ruft sich das Team vor allem die bereits erarbeiteten Schritte ins Gedächtnis. Die Dauer für Schritt neun beträgt zehn Minuten.

So sieht die Team Canvas aus:

Der Vorteil dieser Canvas liegt auf der Hand: Neue Kollegen können sich jederzeit einen Überblick über gemeinsame Werte und Ziele verschaffen, die zuvor vereinbart wurden. Sie können sehen, wer im Team wofür zuständig ist und sie wissen um die Stärken und Schwächen eines jeden einzelnen.

Natürlich heißt das auch für die bestehenden Teammitglieder, dass maximale Transparenz und Ehrlichkeit beim Aufsetzen dieser Canvas gefordert ist. Damit sich auch unsere neuen Kollegen in dieser Canvas wiederfinden, führen wir die Canvas in einem regelmäßigen Abstand immer wieder durch, sodass dann auch die Neuen mit ihren Vorstellungen und Visionen in die Canvas aufgenommen werden.

Doch nicht nur für das Onboarding ist dieses Tool nützlich. Es hilft uns auch dabei, uns immer wieder vor Augen zu führen, wohin wir als Team wollen und was wir erreichen möchten. Gemeinsam.

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